A medida que más y más empresas adoptan el concepto de trabajo remoto, necesitan todos los recursos que puedan reunir para reuniones virtuales productivas. Aunque hay muchas aplicaciones de reuniones virtuales disponibles en el mercado, algunos equipos aún no han encontrado las opciones adecuadas.
Microsoft Teams crea un campo de juego nivelado para que los equipos compartan y colaboren virtualmente sin gastar mucho. Síganos mientras discutimos cómo puede aumentar su productividad. Verificar Las mejores formas de gestionar tu equipo en Microsoft Teams.
Enlaces rápidos
1. Programe con precisión la reunión
La programación es el primer paso para una reunión exitosa en Microsoft Teams. Aunque puede iniciar una reunión en cualquier momento, pero si desea que otras personas se unan a usted, debe informarles con anticipación.
Al configurar una reunión en Microsoft Teams, tenga en cuenta las zonas horarias de los participantes. Si es el anfitrión, puede programar una reunión en su zona horaria y reflejará automáticamente las zonas horarias de los participantes en sus paneles.
Para aumentar la demanda de su reunión, prográmela a una hora que funcione para la mayoría de los participantes, si no para todos. Programar una reunión en horas impares puede dificultar la asistencia de los miembros de su equipo. Incluso si aparecen, es posible que no participen de manera óptima si el momento no es el adecuado para ellos. Verificar Las mejores aplicaciones y herramientas para programar reuniones y programar citas.
2. Elija un administrador
El hecho de que esté organizando una reunión en Microsoft Teams no significa que tenga que ser el moderador de la reunión. Una forma de realizar con éxito una reunión de equipo remota es contratar a un supervisor, especialmente si ya tiene mucho trabajo entre manos.
Asigne al moderador de su elección la responsabilidad de impulsar la agenda de la reunión e involucrar a los participantes de manera efectiva. El moderador debe monitorear de cerca el comportamiento de los participantes y asegurarse de que nadie sea molestado durante la reunión. Proporcione al administrador acceso y control convenientes de la configuración de la reunión, para que pueda iniciar comandos cuando sea necesario.
3. Mejora la experiencia en línea
Las reuniones en línea son más productivas en los entornos adecuados. Antes de comenzar la reunión, encuentre un lugar adecuado y un lugar para sentarse. Asegúrese de que la cámara de su computadora esté en buenas condiciones para obtener una excelente calidad de imagen. Lo mismo se aplica al sonido. Proporcionar un micrófono con buena calidad de sonido. Pruebe la cámara y el micrófono antes de que comience la reunión para evitar sorpresas desagradables.
Si bien la mayoría de los anfitriones prefieren sentarse cómodamente y transmitir su mensaje con elegancia, algunos prefieren comunicarse con los participantes en una plataforma. Microsoft Teams ofrece múltiples fondos personalizados para embellecer su espacio en línea. Verificar Los problemas técnicos más comunes del teletrabajo y cómo solucionarlos.
4. Toma notas
Tomar notas es una forma de llevar a cabo una reunión virtual productiva. Cuando procesa mucha información, hay una tendencia a perder algunos detalles esenciales. Dado que su cerebro no puede contener mucho, perderá información vital si no toma notas. Es por eso que tomar notas es esencial durante las reuniones.
No necesita lápiz y papel para tomar notas cuando realiza una reunión en Microsoft Teams. El Bloc de notas le permite mostrar una página en blanco donde puede escribir y guardar información de la reunión. Siempre puede consultar sus notas para recuperar la agenda principal de su reunión. Verificar Cómo tomar notas durante las reuniones de Zoom como un profesional.
5. Silenciar a los participantes que no hablan
El ruido dificulta la productividad en el lugar de trabajo. Si no lo corta de raíz, también puede dificultar su reunión virtual. Incluso cuando hace un esfuerzo por estar en un lugar tranquilo para su reunión, es posible que otros participantes no hagan lo mismo. Microsoft Teams lo ayuda a eliminar el ruido con su función de silenciamiento.
Como anfitrión de una reunión, no solo puede silenciarse a sí mismo, sino también a otros participantes de la reunión en Microsoft Teams. La regla es silenciar la voz de los participantes que no hablan en todo momento. Hacerlo crea orden y tacto. Otros participantes entenderán el mensaje que está transmitiendo un participante hablante.
6. Usa la ventana de chat para confirmar
Las reuniones virtuales deben ser atractivas para mantener a los participantes interesados. Las personas se aburren fácilmente de las conversaciones largas, por lo que también debe usar la ventana de chat en Microsoft Teams para llamar su atención.
Como anfitrión, puede crear una ventana de chat donde usted y otros participantes pueden dejar comentarios relevantes sobre la reunión. Es un buen lugar para escribir información básica que los participantes deben conocer. El moderador también puede pedir a los participantes que ingresen cualquier pregunta que puedan tener en la ventana de chat, para que todos puedan entender claramente la respuesta.
7. Grabar la reunión
Uno de los errores que cometen los anfitriones de reuniones virtuales es no realizar un seguimiento de todas las actividades. Cuando necesitan referirse a un tema, no pueden. Microsoft Teams ha facilitado la grabación de pantalla al introducir una función de grabación para comprender rápidamente cada pequeño detalle.
Generar referencias es parte del proceso de aprendizaje, y mantener un registro de cada reunión en línea es muy útil. Cuando graba su reunión en Microsoft Teams, tiene una prueba tangible de los detalles de la reunión. Verificar Las mejores aplicaciones de Microsoft Teams para mejorar su comunicación.
8. Desenfoca tu fondo
Al igual que un entorno ruidoso puede hacer que otra persona se pierda el mensaje de que el orador está en una reunión en línea, un fondo ruidoso también puede causar una distracción. Por ejemplo, una hermosa pintura en el fondo de un participante puede distraerlo de lo que está diciendo. Incluso puede olvidar su línea de pensamiento.
Microsoft Teams permite a los participantes desenfocar sus fondos, para que puedan concentrarse en sí mismos y en lo que están discutiendo. Con esta característica, no tiene que preocuparse por tener el fondo perfecto para su reunión.
9. Usa la función de pizarra virtual
Muchos usuarios no utilizan la función de pizarra en Microsoft Teams al máximo. Es un tablero en línea para capturar sus mensajes e ideas mientras trabaja.
La pizarra de Microsoft Teams es útil cuando necesita explicar ideas complejas a los miembros de su equipo durante una reunión. Proporciona varios elementos gráficos para ayudarlo a expresar sus ideas con claridad. Verificar Las mejores aplicaciones de pizarra para Android e iOS.
10. Activar compartir pantalla
A veces simplemente no es suficiente explicar ideas y conceptos a los equipos en una reunión virtual. Debe mostrarles la información tal como está en su computadora. Microsoft Teams lo hace posible con su función para compartir pantalla.
Tiene la oportunidad de mejorar los niveles de interacción de los participantes de su reunión en línea con Microsoft Teams cuando se activa el uso compartido de pantalla. Le permite mostrar a otros de lo que está hablando y cómo está exactamente en su sistema. Verificar Las mejores herramientas y sitios web gratuitos para compartir pantalla en línea.
Haz que tus reuniones virtuales valgan la pena con Microsoft Teams
Las reuniones virtuales llegaron para quedarse. Los equipos están logrando grandes avances en la interacción entre ellos desde sus lugares lejanos. Pero para que eso suceda, debe tener la intención de aprovechar al máximo sus reuniones aprovechando las numerosas funciones de Microsoft Teams.
Si va a invitar a personas a una reunión, haga que valga la pena mejorando la experiencia. Cree un espacio para que todos contribuyan y compartan ideas. Cuando los miembros de su equipo vean el valor de sus reuniones, estarán encantados de unirse cada vez que programe una reunión. Ahora puedes ver Cómo llevar a cabo una reunión exitosa en realidad virtual.
